Itä-Suomen yliopiston hallitus
Pöytäkirja 21.03.2024/Pykälä 4

Dnro 61/00.03.01/2024

Valmistelijat

Talous- ja rahoitusjohtaja Heini Koskenvuori (hanketarkastus)

Sisäinen tarkastaja Helena Eronen (sisäinen tarkastus)

Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen (riskienhallinta)

§ 4

Tarkastustoiminta ja riskienhallinta 2023

1. Hanketarkastus 2023 

Yliopistolaissa on säädetty yliopistojen lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Itä-Suomen yliopiston tilintarkastusyhteisönä toimii KPMG Oy, joka tekee myös rahoittajien (EU, Business Finland, Suomen Akatemia, ministeriöt ja säätiöt) edellyttämät hankerahoituksiin kohdistuvat tarkastukset, joita toteutettiin 31 kpl. Liitteenä 5 on hanketarkastusten vuosiyhteenveto.

2. Sisäisen tarkastuksen toimintakertomus 2023

Sisäinen tarkastus on toteuttanut hallituksen 13.4.2023 hyväksymää vuoden 2023 toimintasuunnitelmaa. Tarkastuskohteina ovat olleet yliopiston harjoittelukoulun ja apteekin tietoturvallisuus ja tietosuoja. Lisäksi on tarkastettu matkalaskuja. 

Harjoittelukoulu ja Itä-Suomen yliopiston apteekki toimivat osana yliopistoa varsin itsenäisinä toimijoina. Tietoturvallisuus ja tietosuoja korostuvat sekä harjoittelukoulun että apteekin toiminnassa. Harjoittelukoulussa iso osa oppilaista on alaikäisiä ja käsiteltävät tiedot sisältävät myös arkaluonteisia tietoja. Yliopiston apteekissa käsitellään asiakkaiden terveystietoja.

Sisäisen tarkastuksen toimena auditoitiin harjoittelukoulun ja yliopiston apteekin toimintaa tietoturvallisuuden ja tietosuojan näkökulmasta. Auditointi toteutettiin yhteistyössä yliopiston tietoturvapäällikön kanssa.

Auditointiraportti on pöytäkirjan liitteenä 6.

Sisäisen tarkastuksen toimintakertomus vuodelta 2023 on liitteenä 7.

3. Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma 2024

Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen mukaisesti hallitus vahvistaa vuosittain sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelman. Vuodelle 2024 esitetään toteutettavaksi seuraava kehittämiskohde:

Opiskelijavalintaprosessi Kauppatieteiden laitoksessa muihin kuin suomenkielisiin tutkintoihin 

Yliopistossa valitaan opiskelijoita suorittamaan alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa muulla kuin suomen kielellä (kansainväliset kandidaatti- ja maisteritutkinnot). Sisäisen tarkastuksen toimena tarkastetaan näiden tutkintojen opiskelijavalintaprosesseja, päätöksentekoa ja eri toimijoiden rooleja. Tarkastus keskittyy hakukohteiden hakijoihin, jotka eivät ole suorittaneet korkeakoulukelpoisuuden kansallisessa koulutusjärjestelmässä tuottavaa tutkintoa.

4. Yliopiston riskienhallinta 2023

Yliopiston riskienhallintaa tarkastellaan sovitun vuosikellon mukaisesti johdon katselmuksen yhteydessä, jolloin käydään läpi riskienhallinnan kokonaistilanne ja päivitetään riskiarviot. Johdon katselmuksessa 23.1.2024 käsitelty taulukko yliopistotason strategisista riskeistä on pöytäkirjan liitteenä 8.

Esitys Hallitus merkitsee tiedoksi:

-          Hanketarkastuksen vuosiyhteenvedon (liite 5)

-          Apteekin ja normaalikoulun auditointiraportti (liite 6)

-          Sisäisen tarkastuksen toimintakertomus 2023 (liite 7)

-          Taulukko yliopistotason strategisista riskeistä (liite 8). 

Hallitus hyväksyy tarkastuskohteeksi vuodelle 2024 edellä esitetyt tarkastuskohteet sekä valtuuttaa rehtorin määräämään tarvittavat muut erilliset tarkastuskohteet vuodelle 2024.

Päätös Hallitus päätti, että tarkastuskohteena vuodelle 2024 on esittelytekstissä todetussa teemassa kauppatieteiden laitoksen lisäksi 1-2 muuta laitosta tai osastoa toisesta tiedekunnasta. Muilta osin esityksen mukaisesti.